Simplificar los procesos y reducir tiempos, pero sobre todo ser productivo en cualquier lugar y bajo cualquier circunstancia son los rasgos que definen al Digital Worker. Se trata del nombre que recibe el empleado del siglo XXI, alejado de la forma tradicional de trabajar (centrada en las oficinas y el PC), que abraza sin miedo la movilidad, la conexión y la colaboración permanente. Pero también, la automatización de tareas y el uso adecuado de la información bajo un mismo enfoque propiciado por las compañías: la mejora de la eficiencia en cualquier contexto.
Para conseguirlo tan solo se necesita de un entorno único, el Digital Workplace o espacio de trabajo digital, verdaderamente dotado de soluciones que permitan realizar el trabajo de forma más sencilla, donde sea, y sobre todo sin interrumpir la continuidad del negocio, incluso hasta en circunstancias hostiles…
¿Difícil? No tanto, tan solo hace falta tener bien claro lo que necesitas para hacerlo realidad. Toma nota:
Herramientas de colaboración para trabajar de forma más efectiva
Almacenar, compartir y gestionar, en definitiva, toda la información y tareas y procesos de una compañía en un mismo lugar accesible desde cualquier dispositivo es hoy más fundamental que nunca. Se trata de propiciar herramientas de colaboración necesarias para trabajar de forma más efectiva, sincronizando toda la información y teniendo toda la gestión del contenido empresarial en una misma plataforma que permita un espacio más colaborativo, gestión sencilla de los procesos, manejo y control del contenido empresarial, captura y automatización para mejorar los flujos de información. Todo ello facilitando el almacenamiento bajo criterios de seguridad y accesibilidad. Pero si además se complementa con soluciones avanzadas como la firma digital, firma biométrica o digitalización de facturas automatizada, la mejora del rendimiento y la experiencia de empleado estarán más que garantizadas.
Smart MFPs, tu asistentes de oficina inteligente
La era de las impresoras ha cambiado y ahora se abre camino los asistentes de oficina inteligentes. Se trata de una nueva generación de multifuncionales fáciles de administrar, conectados a la nube y a los móviles, más seguros y personalizables, capaces de propiciar entornos de trabajo más inteligentes facilitando nuevas políticas de impresión donde lo importante no es imprimir menos, sino imprimir mejor, de forma más controlada. Hablamos también de soluciones que permiten controlar todo tu parque de impresión desde cualquier lugar o aquellas otras que facilitan un adecuado uso de los dispositivos, fomentando el ahorro y un mejor control, eliminando los usos indebidos y no autorizados, facilitando, además, hasta la impresión confidencial de los documentos. Todo para tener una mejor y más adecuada política de impresión en las compañías.
Comunicación sin límites para conectar tus equipos
Propiciar la continuidad de negocio pasa por la utilización de nuevas vías de comunicación que permitan la conexión de equipos en cualquier lugar. Los sistemas de videoconferencias mejoran el trabajo en equipo, agilizan la toma de decisiones y potencian la implicación en proyectos de personas situadas en distintos lugares mejorando la comunicación en cualquier circunstancia. Pero también ocurre igual con la nube, ya que es una tecnología que reduce costes y facilita la movilidad accediendo a tu negocio desde cualquier lugar. El cloud computing, es sin duda uno de tus más valiosos aliados.
Herramientas BI de cuarta generación para tomar mejores decisiones
El análisis de datos se ha convertido en la mejor brújula para tomar mejores decisiones en las organizaciones, pero la tecnología de acceso a la información ha cambiado y apunta ya a soluciones que permitan el análisis en tiempo real, el acceso a los datos desde cualquier tipo de dispositivo, pero también a la sencillez en la búsqueda gracias a la tecnología PLN, junto a dashboard y reportes más dinámicos e utilización de Inteligencia Artificial para predecir comportamientos en el seno de las empresas. Pero además situar datos en el contexto adecuado permitiendo la conexión con fuentes externas ayuda a tener un mejor conocimiento de la situación actual del negocio y en definitiva a lograr una mejor instantánea de la realidad. Conectar los datos de forma adecuada, es la clave.
Automatización para ser más rápidos y tener un mayor control de los procesos
La agilidad cotiza al alza en el nuevo espacio de trabajo digital y la Automatización Robótica de Procesos se convierte en el mejor aliado para conseguir más velocidad y mejor capacidad de respuesta reduciendo la tasa de errores, pero sobre todo facilitando la agilidad en aquellas tareas más repetitivas y manuales en las compañías. La tecnología RPA ayuda a tener un mayor control de los procesos, mejorar la experiencia de cliente, pero sobre todo logra un mejor procesamiento de los flujos de trabajo facilitando la disponibilidad de ejecutar tareas en todo momento y en cualquier circunstancia.
No olvides que el nuevo paradigma digital requiere de una reorganización profunda de las compañías en tres planos: procesos, personas y tecnología.
Los beneficios que se consiguen implantando un digital workplace son contundentes e impactan en la mejora de la eficiencia, ya que cuando las personas tienen los recursos necesarios para realizar de forma óptima su competido se crea una fuerza laboral más productiva y comprometida que lleva ineludiblemente a la mejora de resultados. Recuerda que Digital Workplace es simplemente el conjunto de tecnologías que facilitan el trabajo diario de un empleado. En Innova Office te ayudamos.